文书作为书面文件，是用文字的形式记载单位对内、对外一切活动的信息载体。文书质量的高低，文书管理是否规范、完整，直接关系到公司的切身利益。事实上，文书管理工作具有琐碎、复杂、涉及人多、涉及面广的特点。在文书处理的收文、发文过程中，如果不把每个环节、每个岗位的职责明确下来，就可能出现管理漏洞，给公司造成损失。因此，加强对各种商务文书的科学管理，是企业管理的重要内容。如何有条不紊地管理好各种文书，既不遗失、泄密，又便于文书顺利运行、查找调阅、有效利用。是很值得研究的问题。要从总体和具体两方面理解、掌握文书管理的基本任务，从而建立健全各项管理制度。制度建设，是文书管理的一项基础性工作。
文书管理的基本任务，总的来说就是采取一系列行之有效的规定和措施，使文书工作有条不紊地进行。保证文书的安全和有效利用，进而促进工作效率的提高，推进各项工作的顺利进行。具体有以下几方面的内容：
1.文书数量管理
文书数量管理，就是通过控制文书的数量，减少不必要的行文。控制文书数量的意义在于精简文书，克服文牍主义、形式主义。
行文的原则应该是从全局工作和整体效率出发，当实际工作确实产生了行文需要，而且预计行文后确实能收到较其他方法更好的工作效果时才行文。因此，要做到：内容空洞、无实际意义的文书坚决不发;能用电话、面谈或现场办公等方法解决的不必专门发文;能够通盘解决或综合处理的问题一次性发文;等等。
2.文书质量管理
文书质量管理，就是通过对文书的拟写和制作进行管理，为文书质量提供保证。文书质量，主要是指文书在记载、表达信息内容方面的准确性和有效性。文书质量管理的目标是要提高每一份文书在主题、文字、格式等方面的正确性、规范性和可操作性。
对文书的整个拟写和制作过程包括拟稿、核稿、签发、打字、校对、印刷环节都应进行严格管理，重点把握拟、制文书的四个环节，即拟稿、核稿、签发和校对缮印。
3.文书时效管理
文书时效管理是对文书传递运转周期进行有效的管理。其目标在于缩短文书处理每道环节所花的时间，加快文书运转速度，提高文书工作的效率。
文书运转渠道是否畅通，直接关系到文书的利用和单位的工作效率。因此对文书运转的各个环节都必须进行有效的管理，认真做好文书处理全过程的催办工作。尤其是针对紧急文书的缓急程度.发急件时应做到先拟、先审、先发;收到急件应当提出明确的办理时限。 |
