4.文书物质要素管理
文书的物质要素包括书面载体和显字材料。文书以纸张为主要书面载体，以油墨、墨汁和墨水为主要显字材料。文书物质要素管理的目标是使文书物质要素具有完整性和耐久性，延长文书使用的寿命，为立卷和归档打好基础。
一般来说，文书的制作和办理都应当使用钢笔、签字笔，不得使用圆珠笔、铅笔;墨水应使用不易扩散、便于保存的蓝黑、碳素墨水，不得使用纯蓝、红色等易于扩散、褪色、不宜保存的墨水;传真机收到的文书和复印机复制的文书，不能永久保存，如需永久存档，应请发文单位重新制发。除了这些要求，平时也要做好文书的维护工作，及时发现问题。
5.文书的借阅和翻印管理
(1)文书借阅管理
文书借阅是文书利用的基本方式，文书借阅管理就是通过控制借阅范围、强化借阅手续、督促按时归还来保证出借文书的安全，提高文书的利用率。
文书借阅管理应该制定严格的借阅制度，包括按时归还、严禁翻印复制、不得转借等内容的规范。
(2)文书翻印复制管理
按照文书正本的内容和格式原样复制称为文书的翻印复制管理，包括按原件重新排版打印的翻印件和用复印机或扫描仪复制的复印件两种文书。
翻印或复制文书均须经领导人批准，经批准或委托翻印的文件与原件具有同样的效力，但复印件作为正式文件使用时必须加盖证明章。
6.文书安全管理
文书安全管理，就是要求安全运转和保管文书。在文书处理的过程中，应以严肃的态度、制度化的管理和科学的手段对待文书制作、传递、办理、立卷和归档等各个环节，保证文书不误传、不泄密、不丢失、不损坏、不散失，做到信息上、物质上两方面的安全。 |
