7、接电话的礼仪 第一，我们强调铃响不过三声。 打电话的最重要的原则叫做通话三分钟法则，那么接电话的基本原则我们叫做铃响不过三声的法则。什么意思？就是要及时接听电话你别不接，尤其是你约好了时间，今天晚上八点让别人给你打电话，你约好的让别人给你打，别人打来的话你不接那是严重的失礼。很多国外的大公司都有规定，就是铃声要响到六声以上你才接的话，第一句话要说“抱歉，让您久等了”，因为别人要求你办事，很可能这个电话拨不通我到别的公司去了，我不找你了，所以找你是看得起你，要及时地表示一下歉意。 当然我们有时候碰上两个极端，一种极端就是有些人宁死不屈在那儿听着铃响不止就是不接。还有些人是什么呢？电话铃一响马上伸手就接了，过犹不及。你想想，因为现在电话高新技术含量非常高，瞬时接通，我们一般的经验，铃声总要响两声才接，你这儿电话铃声一响就接了，我这儿还没做好准备呢！我经常碰到这种事，要不那边不说话，要不你这儿刚一拨那边就说话，吓你一跳。 训练有素的白领都有这样一个经验，桌上电话响了之后，手先上去，等它响两声三声的时候再接。这样会显得自己不慌不忙。 第二，从礼仪上来讲，不要随便叫别人接听电话。 如果你在现场，电话是找你的，尤其打的是你的电话，你就不要找外人去代接，尤其不要让孩子、秘书去代听已经有约在先的电话。比如，约好他人给你打电话，就不要让别人去听，这样也是对通话对象的一种尊重。 下面我想问大家一个问题：如果我打电话给你，你不在，比如你是王处长，我是李处长，我是跟你一个合作单位的一个处长，我们俩是平等关系，我李处长找王处长，王处长不在，现在各位，电视机前的或者现场的听众，你们就冒充一下这个被找的王处长的秘书，我找王处长，王处长不在，王处长秘书代接电话，如何文明而礼貌地应对我？ 经常，我们身边的领导或者同事、家人不在，你替他接了电话。他不在的话，你要会表达。训练有素的接电话的人要这样讲，首先告诉对方，他找的人不在，然后才能问您是谁，您找他有什么事。千万别倒过来了。我经常碰到类似下面这种事： 举例： 你找王处长，王处长不在，李秘书接电话。 你说：“请问是国际交流处吗？” “对，先生你好，我们是国际交流处，先生你找哪位？” “我找你们王国华，王处长。” “先生你好，你找王处长什么事？” “我跟王处长大学同窗啊，说好了今天给他打电话的。” “先生你到底什么事？” “我现在路过你们北京，想过来看看王处长。” “先生你好，我们欢迎你！先生你什么时候来？” “我大概半个小时以后就可能到你们那儿。” “先生不好意思，我告诉你，王处长不在。” 他耍我，他吊我胃口，他使我怀疑王处长在边上埋伏着。聪明的人则会首先讲：“先生不好意思，王处长不在。”然后再问：“您是谁？您有什么事？”这个就比较好，否则我会怀疑，我想的是王处长一看这个号码似曾相识，就叫李秘书问：“这个人是谁？”“处长，是那个什么上海的李处长。”问“什么事？”“想来看你。”问：“什么时候来？”“马上就到。”“告诉他，我不在。”这个推论是成立的。所以，这个问题我们接电话的人是需要注意的。你别乱说，你要合理而有序的进行表达。 接电话时合理而有序的表达的非常重要的一个内容：自我介绍。接电话进行自我介绍时，我经常遇到这样的事，电话拨错号码了，就是打电话的时候我确实是打错地方了，那边人不说明，他问你什么事，你跟他说了一遍，他最后告诉你打错了，这不是气死人的事吗？我拨错了号码，你跟我说一声啊，先让你说完了，告诉你打错了，浪费时间，窃听机密，破坏情绪。所以一个训练有素的人跟打电话的人一样，三句话不能少，“你好”，自报家门，最后说“再见”。自报家门跟我刚才讲打电话一样，要么报电话号码，要么报机关名字，要么报姓名，或者合报——单位、部门、姓名一起报，别跟别人说你猜我是谁啊，你不烦吗？
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