（3）宣传提纲 对方便媒体进行宣传报道时抓住重点、资讯翔实，组织方可事先准备一份以有关数据、图片、资料为主的宣传提纲，打印后分发给每一位外来与会者。在宣传提纲上，通常应列出单位名称、联络电话、传真号码或电子邮箱等，以供媒体核实。 （4)辅助材料 如果必要，可在发布会现场预备一些可强化会议效果的形象化视听材料，如照片、图片、实物、模型、录像、光碟等，以供与会者利用。 （5）邀请媒体 在决定召开新闻发布会之后，选择哪些媒体与会就显得很重要。 目前，新闻媒体大体分为电视、广播、报纸、杂志、网络5类。它们各有所长，各有所短。在分析各媒体的优缺点之后，应有针对性地选择邀请。在媒体邀请的密度上，既不能过多，也不能过少。总之，主办方应优先邀请那些影响较大、报道公正、口碑良好的新闻单位。 （6）拟定流程 新闻发布会的流程主要有：第一步，主持人宣布开会；第二步，介绍应邀参加会议的政府官员和主要发言人；第三步，说明记者提问时间到，提问结束；第六步，组织参观或宴请。 2．现场的应对 在新闻发布会正式举行的过程中，往往会出项一些难以预料的情况，要应付这些变故，确保发布会的顺利进行，除了要求组织方的全体人员齐心协力、密切合作之外，最重要的是需要主持人、发言人能沉着应变、掌控全局。因此，要求主持人、发言人注意一下几点。 1)注意外表的修饰 在广大社会公众眼里，主持人、发言人通常是本单位整体形象的化身，有时甚至决定了社会公众对组织方的态度和评价。因此，主持人、发言人应注重自身的外表，尤其是仪容、服饰、举止等方面。按照惯例，主持人、发言人要进行必要的化妆，以淡妆为主；发型应当庄重而大方；男士着深色西服套装、白色衬衫、黑袜黑鞋，并且打领带；女士则宜穿单色套裙、肉色丝袜、高跟皮鞋；服装必须干净、挺括。 面对媒体时，主持人、发言人要举止得体大方，面带微笑，目光炯炯，表情自然，坐姿端正。并应避免某些有损个人形象的不良举止。 2）注意相互配合 主持人、发言人相互配合，在新闻发布会上是极其重要的。要做到默契配合，一要明确分工，二要彼此支持。 在发布会上，主持人与发言人分工不同，必须各尽其职。主持人主要是主持会议、引导提问；发言人主要是主旨发言、答复提问。 主持人与发言人在发布会上必须保持口径一致，不允许公开顶牛、相互拆台。当媒体提出的问题过于尖锐或难以回答时，主持人应巧妙地转移话题，不使发言人难堪。 3）注意语言艺术 发布会上，主持人、发言人的言行，都代表着主办单位。因此，必须注意语言艺术，把握分寸。
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