(三)版记部分的格式
版记的格式内容主要包括主题词，抄送机关和印制单位，印制时间和份数。版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版心。
1.主题词。
规定公文均应标注主题词。主题词是揭示文件主要内容的规范词，由反映文件的主题概念和规范化名词、词组和文种组成。主题词的作用是便于机关文件的立卷归档和计算机检索文件。例如，《国务院办公厅关于暂停撤乡设镇工作的通知》，其主题词为“体改、暂停、撤乡、设镇、通知”。国务院办公厅在1988年12月公布了主题词表，将主题词分为15类：（1）计划、经济、体改；(2) 公交、能源；(3) 城乡建设；(4) 农业、林业、水利；(5) 财政、金融；(6) 商业、外贸；(7) 外交、外事；(8) 公安、司法；(9) 民政、劳动人事；(10) 科技、文教、卫生；(11)军事、国防；(12) 秘书、行 政；(13) 综合、党团；(14) 区域；(15) 世界各国及地区。每个类别列词若干个，总词数为786个。向国务院报送公文时，应严格使用国务院公文主题词表所列主题词。其他各级机关上报公文时，也要在上级机关制定的主题词范围内标引。
2.
抄送机关。
抄送机关是公文涉及的需要了解公文内容或协助处理公文内容的有关机关，名称列在主题词下边的位置。
3.
印制。
印制包括文件制发(翻印) 单位名称、制发(翻印)日期和印刷份数。制发(翻印)单位名称写于文件末页下端反线下左边，印发时间写在右边，印数写在制发时间下边。
公文用纸一般采用国际标准A4型(210mm×297mm)，左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。正文用3号仿宋字，一般每面排22行，每行排28个字。
公文的语言要求
制发公文的目的是为了解决公务中的各种实际问题，公文发挥的是其实用和实效作用。因此，公文的语言要符合其文体特性，体现出准确、简明、朴实、得体的语体风格。
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