１９９２年１月，邓小平作具有历史意义的南方视察。每到一处，他都要听取政府和企业有关同志的汇报。其中，深圳市委书记李颢所作的特区改革开放以来总体情况的汇报和深圳先科激光公司所作的情况介绍，主题鲜明，事实准确，条理清晰，答问实事求是，给邓小平同志留下了深刻的印象，也为总设计师制订决策提供了依据。 这是口头汇报应用的一个范例。 口头汇报是一种向上级领导、有关部门及特定听众说明情况、反映问题的信息沟通手段。它对报告事实，寻求理解，明确形势，制订决策意义重大。但在实际工作中，由于其形式灵活，内容多变，时限不定，常常为一些汇报者所忽视。他们认为自己掌握大量第一手情况资料，熟记各种事例，胸有成竹，能够做到出口成章，却不料汇报中往往出现事理不清，混乱罗嗦的现象，影响了汇报效果。要避免这种情况的发生，很重要的一条就是事前精心准备，编写详细的口头汇报提纲。 提纲的编写除遵循一般提纲写作的要求，如简洁、一致、层次清楚、事理连贯等，还需要做到以下三点。 一、分步安排，按序进行 口头汇报可分四个步骤进行，第一步是分析听众与场合。要明确：什么人听汇报？为什么听汇报？听众对所汇报的问题了解多少？希望汇报者汇报什么内容？从这些问题出发，汇报者必须了解汇报的目的，是要介绍情况，还是要提出建议？是审查某些重要细节，还是做出决策？同时，必须了解汇报的时间，由此决定汇报的形式、所需要的辅助器材及准备工作。第二步是编写汇报的文字稿本。应该按这样的程序进行：搜集材料，吃透主题，突出要点，将要点按逻辑顺序排列，提供论证要点的资料与数据，选择视听辅助器材，审查、评改、试讲。第三步是汇报发言。总体要求是扼要、客观与准确。应注意保证听众理解，要简短，不能有冗长的开场白与总结。应逐一回答插话与提问，但不能让任何问题打乱汇报计划。第四步是善后工作。汇报结束后，要拟定一份备忘录存档，记录汇报的主题、日期、时间及地点，以及出席汇报人员的姓名、职务。汇报内容要扼要摘记，要记录建议及是否批准或修改的情况，并通知有关部门。这四步的先后循序是固定的，提纲编写应依序进行。 二、主次分明，突出重点 口头汇报的时间一般较紧，在有限的时间内说清问题，就必须突出重点，防止眉毛胡子一把抓的现象出现。表现在提纲编写上，要求对关键问题详加解说，单独列条列项，保证说深说透。在具体步骤方法上，也应突出重点，如突出分析情况与编写初稿两个环节，就能做到事半功倍。 三、考虑周全，有备无患 口头汇报的准备不仅是文字稿本的编写，还涉及一些单位、个人，需要一些设备。它的提纲编写应该是立体的，综合而又细密的。如应写清需要的助手、计划使用的图表、沙盘、模型、幻灯、录像等辅助器材，写明怎样安排试讲，谁作最后的审查等，要通过提纲的写作使口头汇报疏而不漏，有条不紊地进行，确保汇报一举成功。 口头汇报提纲（可根据需要增删） 一、情况分析 ㈠听众 ⒈人数？ ⒉特点：⑴听众由那些人组成？一个部门还是几个部门？⑵有那些上级领导？⑶他们的正式职务？⑷他们在何处任职？⑸他们对汇报的问题有多少了解？⑹他们是专家还是一般人员？⑺他们关心什么？⑻他们偏爱什么？⑼预期的反映是什么？ ㈡目的与种类 ⒈通报情况？ ⒉形成决定？ ⒊审查重要细节？ ⒋协调统一行动？ ㈢主题 ⒈具体题目是什么？ ⒉涉及多大范围？ ⒊拟用多长时间？ ㈣设备 ⒈汇报在何处举行？ ⒉需要作什么安排？ ⒊视听辅助器材有哪些？ ⒋有何不足之处？ ⒌需要采取什么措施克服不足之处？ 二、写出初稿 ㈠搜集材料 ⒈认真研究。 ⒉熟悉主题。 ⒊搜集权威性意见和事实。 ㈡草拟初稿 ⒈说明问题。 ⒉突出重点。 ⒊提出有关方案与建议。 ⒋说明方案与建议的利弊。 ⒌写出初稿。 ⒍充实适当材料。 ⒎由有关部门机构审查。 ㈢修改初稿 ⒈肯定文章中的事实是重要、必要、准确的。 ⒉增补一切必要的事实。 ⒊准备对预料的问题的解答。 ⒋做文字润色。 三、试讲 ⒈检查视听辅助器材的简易性与清晰程度。 ⒉拟定使用方法。 ⒊带助手及有关器材试讲。 ⒋突出重点。 ⒌熟记提纲。 ⒍安排好段落之间的过渡。 ⒎检查汇报者的语调、语速、姿势、精神状态等表达艺术。 四、善后工作 ⒈拟定汇报备忘录。 ⒉将情况通知有关部门。 ⒊存档。 |
