二、办理信访批示件应注意的问题
(一)摆正位置。秘书办理信访批示件，从工作性质和范围上来说，只是为领导阅批信访件做辅助性的工作，其职责不同于具体承办的政府职能部门，也不同于政府的信访工作机构，其自身不宜直接处理信访问题，也不宜牵头协调有关部门来办理信访件(领导特别要求除外)。在办理信访批示时，要在自身职责范围内办理，既不能越位，也不能缺位。如在接
电接访时，不要说过头话、做过头事，防止问题、矛盾的扩大、激化;在转办信访件时，不能打着领导的旗号，对承办单位随意加压或发号施令;同时，在职责范围内可以给予信访人解决和答复的问题，要积极予以解决、答复，不能推诿或置之不理。
(二)及时高效。信访件是群众在生产生活中遇到问题、困难和矛盾时的请求和呼声。尽快办理信访批示件，能及时化解矛盾、处理问题、解决纠纷，这也是政府与群众之间建立信任关系的有效方式，是树立政府及领导良好形象的重要途径。2004年，一位外地客商给我市市长来信，索要我市招商引资的有关信息。秘书接到信件后，及时进行了办理，领导当即作了批示，承办部门也迅速提供了有关资料。从客商来信到收到资料，前后用了不到一周时间，客商对此非常满意，后来专门来信对我市政府工作的高效表示赞赏，并多次前来洽谈有关事宜。
(三)严格保密。保密是办理信访批示件的根本要求。信访批示中，很大一部分是针对重要问题、矛盾问题的批示，有的关系到个人的名誉、利益或人身安全，有的涉及到一部分群体的利益甚至社会的稳定，因此，必须严格做好保密工作。保密的要求体现在办理工作的每一个环节。如信访件的接收阶段，要保证信访内容不泄露，就不能随意由他人代收，更不得将信件丢失被他人捡拾;转办阶段，要确保信访件及领导批示在复印、交办过程中的机密性，防止与交办工作无关的人看到有关内容;等等。可以说，办理信访批示件的同志，必须每时每刻都保持高度的政治敏锐性，严格遵守有关保密规定，既要慎言、慎行，又要无私、无欲，对与办理工作无关的任何人，都不能随意透露。
(四)耐心细致。耐心细致是办理信访批示件的一个重要要求。只有耐心细致，才能保证办理工作不出差错，才能保证办理过程的机密性，才能使每一封信访件都得以及时高效办理。信访件办理是一项常年累月的工作，做这项工作的同志必须耐得住寂寞，不求名利;此外，还要全心全意为群众着想，这样，才能耐心阅读每一封来信，细心处理每一份批示。每一封信访件在送交领导阅批前，都要认真登记、摘要;在交办过程中，都要仔细检查，防止出现页码不全、漏转或错转等错误;收到办理结果反馈时，都要认真检查是否按领导批示进行了落实，是否解决了信访人的困难、问题。办理信访批示的同志，在接待查询办理结果的信访人时，在规定范围内可以给予答复的问题，要认真准确予以答复;当时不能答复的，要耐心进行解释，积极做好疏导工作。有的信访人因问题得不到解决，讲话中往往会带有厌烦情绪或威胁的口气，这时，不能官僚主义，对其大声斥责、责骂或挂断电话放任不管，而是要站在信访人的角度耐心进行劝解，帮助其找出尽快解决问题的途径或方法，这样才能避免问题和矛盾的扩大、激化，有效弱化或消除信访纠纷。
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