为了实现公司公文处理工作的科学化、制度化和规范化，切实提高公文办理质量和效率，结合工作实际，制定本制度。
一、办文分工
(一)办公室主要负责综合性上报或下发公文以及公司主要领导讲话稿的承办、催办、起草、校核、印制、办结工作;负责公文(信件)的登记、编号、打印、送签、发送、立卷、归档等工作，其他各部室予以积极配合。
(二)各部室按工作职能，负责做好专项公文的承办、起草、校对、印制、办结工作。
二、收文办理
(一)收文。外来公文统一由办公室专门工作人员负责签收(下载)、登记。
(二)分送。办公室根据来文内容，结合公司领导成员的工作分工，附公文处理，及时分送分管领导、主要领导批示后，做好领导批示登记，复印送有关部室(人员)办理。
(三)承办。承办人员收到领导批示后，如需发文，应及时起草公文，送办公室校核后，按程序送公司领导签发。
(四)催办。办公室应对领导批示的由其他部室研办的公文进行催办。对领导批示件的催办，要提醒注意办件内容的时限要求。一般件每2天 催办一次，紧急公文随时催办，催办情况应做好记录，并随时向领导人反馈催办情况。
三、公文制发
(一)公文起草 承办部室(人员)起草公文时，必须准确领会领导意图，明白公文的目的要求，对公文所要论述的问题进行充分的调查研究和取证，遵照公文起草的基本要求进行撰写。
(二)公文校核 以公司名义正式行文的公文，在送领导审批之前，承办部室(人员)应将公文初稿交办公室进行校核。公文校核的内容包括：
1、政策、法律校核：看是否与党和国家的方针、政策、法律、法规相一致;是否与本公司以往政策规定连续;是否与有关部门相关政策规定相联系;政策规定是否可行。
2、内容校核：主题是否鲜明，材料是否真实;表述是否准确，内容是否完整。
3、文字校核：文字是否纯正，结构是否清晰;字句、标点是否妥贴;人员、地点、时间、数字、引文是否准确。
4、格式校核：文种选择是否恰当;行文形式是否准确;文体格式是否规范。
公文印发前由办公室主任和承办人员进行再校核。
校核内容为：看领导审批签发手续是否完备;看领导审批签发的公文清样的格式是否符合公文处理有关规定。
四、公文签发
公司上行文由分管领导审核后送主要领导签发。下行文、平行文、一般性文件由分管领导签发，重要性文件须送主要领导签发。
签发文件应明确签署“发”、“同意”等字样，并由签发人署名和注明签署日期，用钢笔、签字笔或毛笔书写。
五、公文传阅
送领导传阅的公文，按公文传递程序送阅，需几位领导同志传阅的公文，应按领导人排序由前向后递送;传签公文应按领导人排序由后向前递送。
六、发文处理
(一)校对 在公文正式印发前，文稿由办公室负责对公文的审批手续、文种、格式、内容等进行复核，确定发文字号、发文日期、分送单位和印制份数，并进行发文登记。
(二)印制 印制公文应做到准确、及时、规范、安全、保密，一般件当天完成，急件按规定时间完成，秘密公文应当秘密印制，防止泄密事件发生。
(三)分发 由公文承办部室按分发要求及时分送，办公室予以配合。 需清退的文件，由各部室按要求退回办公室，需归档的文件材料，要严格按照档案管理要求，做好归档工作。
七、公文办理的基本要求
(一)公文办理事关公司日常工作的正常运转，事关公司领导职能的发挥，事关公司各项工作部署的贯彻落实。因此，各办文人员特别是办公 室各工作人员一定要坚持实事求是，按照公司要求和公文处理的规定进行公文办理，做到准确、及时、安全、保密。
(二)努力提高公文办理质量。承办人员办理公文，要做到认真、严肃、仔细、求实、准确、及时，文章力求简练、朴实、庄重、规范、精益求精、反复琢磨，质量不达标不出台。
(三)努力提高办文效率。公文处理的各个环节，都要建立严格的岗位责任制和工作程序，办文人员要树立热情服务的思想，克服拖拉作风，做到收件即办，急件急办，主动催办，按时办毕。 |
