办公室作为一个单位的枢纽部门，头绪多，任务杂，许多人是在非常忙乱中渡过自己的一天的，工作同仁对此一定深有体会。我本人从事办公室工作多年，感觉合适的工具、良好的工作方法和工作习惯对办公室工作非常重要。
上传下达是办公室的基本职能，各类文件的收发、传阅、入档、查询等工作自然成为本部门的一项核心工作，下面我就如何做好公文管理工作谈几点体会与大家分享。
一、 选择适合本单位使用的软件产品
在计算机普及的今天，利用合适的计算机软件对公文进行信息化管理，无疑会大副度提高工作效率、减轻工作强度。目前可在网络上查到多款公文处理类软件，如：世纪科怡档案管理系统、京通档案管理系统、飞龙办公-收发文及档案管理一体化系统等等，这些系统各有所长，关键是要选择适合本单位使用的产品，我们经过试用比较，选择的是飞龙办公-收发文及档案管理一体化系统，飞龙办公最主要的特点是在进行收文、行文登记的时候，无需考虑文件的归档情况(如是否要入档及入档的类别等)，在文件集中归档时，只需输入相应收文或行文序号，即将相应文件调出入档，这种操作流程使得公文处理更简易。同时，飞龙办公在打印方面也进行了独特的设计，几乎可以对打印格式进行任意修改，收(行)文登记簿可以连续打印，每页最终能打印满页。
二、 日常文件的保管一定要有规则
秩序是天国的第一法则，良好的秩序才会产生效率。美国一项研究机构曾对200家大公司职员作过调查，他们发现公司职员每年都要把6周时间浪费在寻找乱放的东西上面。在实际工作中，我们也常会看到有的工作人员把文件柜的资料全部翻出来，前后翻过多少遍，也不一定能找到所需文件，即浪费时间也耗费精力。我认为，做办公室工作尤其更容易把时间浪费在寻找东西上面。能迅速找到所需文件，体现了一个人良好的工作素质。各种文件按一定规则存放，预先支出的是一小点时间，却最终为我们赢得大量时间和精力，这就需要我们能够养成这种良好的工作习惯。
我单位在未使用档案管理软件时，未入档的文件是分门别类装盒入柜存放的，这样查找文件时自然就缩小了范围。使用档案管理软件后，我们对入档前文件的保管进行了改革，所有文件按收(行)文序号统一排序，不再进行分类，在查找文件时，首先通过计算机软件按条件查到所需文件，通过该文件的收(行)文序号查看收(行)文登记簿，通过签字查看该文件是否存放在本部门。如果存放在本部门，再根据收(行)文序号即能迅速查到纸质文件。
三、 文件的传递一定要分清责任
如果领导要我们找一份文件，而我们即找不出又不能说明这份文件由那个部门保管，这是一件很尴尬的事。大部门单位日常文件的传递是以签字为依据的，但我在实际工作中发现，有些单位由于工作很忙，把一些必要的环节给省略了，造成责任不清，久而久之，后患无穷。例如：年度终了，各部门将一年来的文件统一交给办公室进行归档整理，许多单位没有精力去逐件核对文件是否还有遗漏，或者对上交上来的文件进行再次签收。这样的话，如果日后我们无法在档案中查到某份文件，也就无法说清这份文件丢失的原因。那么如何解决这一问题呢?在公文手工处理的条件下，这的确是一个棘手的问题，但在计算机管理的情况下，就变得容易多了。下面介绍一下我们对这一问题的处理方法，这里还是以使用飞龙办公为例说明。
1、 收集各部门文件，将没有保存价值的文件剔除，然后按档案整理规范对文件进行整理装盒。
2、 以装盒的档案为依据，在飞龙办公中进行录入操作(在录入时，只需录入文件的收、行文序号即可将相应文件调出)。
3、 所有文件录入完毕后，将剔除的文件也录入到档案中，但要为其单独设立一档案盒(为以后删除方便)。
4、 在飞龙办公中对收(行)文数据分别进行查询，查询条件选择某年度未入档案文件，此类文件即为各部门未上交的文件，打印出查询到的此类文件，并通过查阅收(行)文登记簿上的签字以确认这些文件分别存放在那个部门。
5、 向各部门收集未上交文件，并将这类文件以补充卷形式归入档案。 |
