公文是党政机关、社会团体、企事业单位管理政务、办理公务、处理事务的重要手段与工具，是用以发布政令、颁布法规、制定计划、总结工作、报告情况、请示问题、通知事项、联系事宜的书面文字。笔者结合近年来从事公文撰写工作的具体实践，从文秘工作者的角度，就公文撰写的一般规律谈一些个人看法。
一、端正态度，认识公文撰写工作的重要性
态度决定一切，态度端正才能提高工作质量，收到事半功倍的效果。公文往来是宣传政策、布置工作、联系业务、上传下达、掌握舆情、通报信息的主要手段。从商品意义上讲，商品是企业的产品，公文就是党政机关的主要“产品”。公文质量的高低直接反映一个部门、单位的整体工作水平。因此，各级各部门尤其是从事文字工作的同志要自觉站在讲政治、顾大局、树形象的高度，充分认识公文撰写工作的重要性和自身所担负的重要职责，始终保持积极的态度、饱满的精力，全身心地投入到公文撰写工作之中。
二、突出“四性”，把握公文撰写的基本原则
一是政策性。政策性是公文撰写的最基本要求，从大的方面讲，就是不反党、不反社会主义；从单位业务来讲，就是符合上级政策要求、与上级文件精神保持一致；从小的方面讲，就是不发表消极言论，不无病呻吟，不发牢骚，不掺杂个人偏激观点。
二是针对性。公文的行文目的是解决工作中的具体问题，它的撰写必须使受文一方迅速明确要解决什么问题，为什么要解决这个问题，是对上级专项问题的请示，是对下级部署工作，还是同级之间的经验交流，都必须心中有数，做到言之有物，观点鲜明。提倡什么，反对什么，清楚明了，不能含含糊糊、模棱两可。
三是全局性。不谋全局者，不足谋一域。全局即高度，一般而言，领导不直接从事第一手公文撰写，从事材料写作的同志大多在非领导岗位上。但在材料撰写过程中，应该站在领导者的角度、单位工作全局的高度来谈思路、提对策。从一定意义上讲，干事要站在分管领导的角度看问题，副职要替主要领导分忧，部门要为政府解愁，政府要替党委担责，也可称作换位思考，这样才能站得高、看得远。
四是可操作性。要在把握上情的同时，吃透下情，将上级精神与本地区、本部门实际有机结合起来，不说放之四海而皆准的套话，不说言之无物的空话，不说言过其实的假话。比如，为什么要开展某项工作，其重要性、必要性通过简要阐述，普通受众便能明了；提出的措施经过相关部门沟通协调，就能够落实；确立的目标通过一定努力，就能够实现。
三、注重积累，解决好无从下笔的问题
书到用时方恨少。读书破万卷，下笔如有神。要给人一杯水，自己应先有一桶水。巧妇难为无米之炊。这些古诗、名言、俗语等都说明了平时积累的重要性。积累体现在以下几个方面。一是政策积累。要坚持每天读书看报，经常关注网络最新消息，对国家政策、大政方针了然于胸。二是知识积累。包括政治、经济、法律等方面的知识积累，头脑中知识越多，就越不会说外行话。三是经验积累。要不耻下问，多向领导、同事、同行请教，学习他们的经验、方法、技巧。四是素材积累。平时工作和日常生活中，留心与自己岗位工作有关的报刊、文件、信息、简报等，及时做好笔记、剪报，重要数据要了如指掌、核心指标要烂熟于心，留存必要的原始资料或复印件。在条件许可的情况下，尽可能去外地考察学习、多深入基层调查研究，避免闭门造车。积累还有一个很重要的方法，即失误归纳法，把自己起草的初稿、同事的修改稿、领导的审签稿、最后的印发稿，全部保留下来，反复对照、推敲，看自己是在结构、思路、句法方面有问题，还是高度、角度方面存在不足。通过几次这样的归纳、对照、梳理、总结、提炼，公文写作水平会有较快提高。
四、 准确贴切，解决好公文主旨的问题
“看书先看皮，看文先看题”。公文标题直观反映公文内容，要求一目了然，让人一看就知道是什么机关关于什么问题的哪类公文。如果标题不准确，或者文大题小，或者文小题大，甚至文题不符，就令人费解、无所适从，进而给公文处理带来困难。拟好公文标题的关键，在于简明地概括出公文的主要内容、准确地标出文种，同时要注明发文机关名称。公文标题常见的问题有：
1.文种选用不当。《国家行政机关公文处理办法》明确了令、决定、指示、通知、通报、请示、报告、批复、函、会议纪要等文种，应根据公文内容、具体需要、主送机关的不同，合理确定文种，不能错用文种或杜撰文种。如《关于对××公司等7户企业予以表彰的通知》，文种应为“决定”或“通报”；《关于解决丹江大桥维修资金的请示报告》，就是杜撰了“请示报告”这一文种。
2. 关系不清。如公文标题中对上级或平级机关的来文通常用“转发”；向上级机关汇报工作通常用“报告”；和平级机关互通情况通常用“函”。如果随意使用，就会使人感到关系不清。
3. 繁简失衡。公文标题与文艺作品不同，一方面，它要求用最简洁的语言反映公文主旨；另一方面，又不能单纯为减少字数而致要点表达不清楚。例如，《关于××县政府来文请示审定移民搬迁规划的批复》应精简为《关于××县移民搬迁规划的批复》；《关于核桃节的函》就过于简单，没有反映出主要内容。
4.搭配不当。撰写标题要注意前后词语的搭配，如《关于将计划生育工作列入各县区年终考核的通知》，“列入”和“考核”就不搭配，应将“考核”改为“考核范围”；《关于调整局领导分管业务的函》，“调整”与“分管业务”就不搭配，应将“分管业务”改为“分管工作”或简洁为“分工”。
5.表述不准。如××市气象局《关于做好世园会闭幕式人工消雨作业的通知》，“世园会闭幕式”应为“世园会闭幕式期间”或“世园会闭园活动”；《关于促进酒店规范经营落实扶持政策的意见》，应为《关于规范酒店经营活动的通知》或《关于扶持酒店业发展的意见》。 |
