五、谋篇布局，解决好框架结构的问题
谋篇布局主要是使公文结构明了、层次分明。公文一般按照提出问题、分析问题、解决问题的共同结构规律来布局。通常情况下，第一部分讲为什么做某事，第二部分讲怎么做，第三部分讲做到什么程度；也可以理解为第一部分说明工作重要性，第二部分阐明目标任务、工作重点，第三部分表述工作方法、加强组织领导、落实保障措施等。
较长的公文，提出问题部分可以用一段或数段文字；分析问题部分可以用若干段，列出若干小标题；解决问题部分也可以有若干条、若干款。对问题比较复杂，头绪繁多的公文，可通过分章、分节的方法使其结构层次分明。
较短的公文，以上部分可作为几个小层次合在一起，用一段文字表达就行了，其中提出和分析问题有时还可以合并成一句话来表达；如果提出的问题在标题中已明确显示过了，开篇即可进入对问题的分析。还有少数公文，只写出结论性意见即可，如命令、指示、批复等。
六、 条理清晰，解决好逻辑关系的问题
一切文章都要有条理性，公文的实用性决定了其条理性应更强。
1. 交代要清楚。公文中涉及的人名、地名、机关名称、事件、时间、数字等，都必须规范表述。引用其他文件时，应写明文件标题、发文机关、日期、文号等；县以下不为人所熟知的地名，前面应冠以所属的省、市、县名；某事物的全称较长，第一次出现时可用括号标出其简称，后文就统一用简称。
2. 叙述要连贯。如由开头到结尾，由原因到结果，由正面到反面，由主体到从属，要做到有条不紊。层次之间无论是衔接关系、转折关系，还是并列关系、从属关系、因果关系，都要脉络连贯，环环相扣，不要颠来倒去，重复累赘，缠杂搅扰。分类是保证条理清晰的重要方法，是按不同质的特性区分事物，相同者集中，相异者分离。表述应前后一致，不自相矛盾，不顾此失彼。
3. 详略要得当。要善于运用概括叙述和详尽叙述的不同方式。该说的要说到，不该说的一句也不说；无需多说而又不能不说的，择其要害予以说明；需要详尽叙述的，要提前对所有过程梳理分析，使其要点得到充分说明。
七、简洁恰当，解决好遣词造句的问题
遣词造句是所有材料撰写都必须高度重视的主要问题，就公文而言，其特点如下：
1.朴实。公文不同于文学作品，公文具有严肃性、指令性，体现质朴文风，要求通俗地把客观事物说清楚，不追求艺术魅力，不堆砌华丽辞藻。但这并不意味着所有公文语言都必须呆板单调，千篇一律。相反，它应根据各个文种和具体内容的需要，注重修辞，讲究辞章，做到笔下生辉。如嘉奖令、慰问函、表彰性通报等，就应该生动活泼，富有鼓动性和感染力。
2.准确。公文一般宜用事务语体、书面语体，而不用口头语体、会话语体。公文用词多用特定的习惯用语，如贵单位、兹有、收悉、近悉、即请、接洽、函复、为盼等。业务部门公文多用一些专业词语。公文用语不夹杂主观臆断、好恶、情绪，不用容易产生歧义的多义词语，少叠用同义或近义修饰词，少用同义的对仗句和不符合语言习惯的倒装句，不引用古诗词、俗语，不滥用文言词、生僻字，不生造词语。
3.得体。指用词用语要切合分寸，即说什么，不说什么，多说什么，少说什么，用什么语气、措辞说，都要与特定目的、对象和谐一致。如贺电、贺信要求热烈而欢快；唁电、悼词要求沉痛而哀伤；颁布政令要求庄重严肃；批驳错误要求有理有力；提出申请要求平顺委婉。如果该说的没有说透彻，或说了却因用词不当而影响发文效果，就属不得体。如在强制性的文书中，词语应用“务必”、“必须”；在指示及规定性文书中，词语应用“应该”，不能用“拟请”、“提请”等。
４.凝练。公文语言务求简洁扼要，以少胜多，用最简洁的语言表达最全面的内容。公文初稿形成后，要字斟句酌，反复推敲，把可有可无的标点、字、句、段删除，做到有话则长，无话则短，详略有致，意尽言止。在当前倡导说短话、写短文的新时期，更应该话语凝练、干净利落。
另外，公文撰写要按照国家通用汉字的要求，正确使用汉字，不写不规范的字、已经废除的繁体字、未被采用的简体字，更不能造字、拼字，并着力消除错别字，避免闹笑话、影响工作。
(作者单位：陕西省商洛市人民政府办公室) |
