1.用语得体 用语方面，即使一些常用词语，也常常反映着公文角度。比如，同样是要求受文一方按公文所说的去做某事，也应当根据适当角度来选用词语。带强制性的公文里用“必须”，指示规定性的公文则用“应该”，角度就很得体。如果用“拟请”、“烦请”、“请”于指示类公文中，那就不得体了。相反，报请性的公文一般用“拟请”，商洽性公文用“请”、“烦请”， 角度都很适宜。如果用“应该”、“必须”，角度同样不得体。
语气方面也存在随着角度不同而带来的差别。比如， 同样是把某些规定知照有关单位和人员，语气也不尽相问。 下达带强制性的命令，常用这样的词句：“以上各项，必须严格遵守，违者将严肃惩处。”公布涉及工作事项和日常生活相关的内容，常常用这样的词句：“上述规定希望大家自觉遵守，以维持良好的环境和秩序。”草拟报请上级机关批准某种规定的请示，常用这样的词句：“以上规定当否，请指示”。不同词句表现了三种不同的语气，反映了各自不同的特定角度，都可说是得体的。
2.文种得体
公文语言虽不排斥藻饰着色，但是，从不同门类公文的内容特点和表达需要出发，运用时又必须十分审慎、严格。公文语言允许具有个人风格和感情色彩，但在运用时须讲究分寸、注意适度。
以夸张、比喻等传统修辞手段为例，在那些以表彰或惩戒为内容的通报、决定等公文形式里，恰当使用夸张、比喻，会增强生动性和感情色彩，有助于内容的表达。例如：“我军所到之处，敌人望风披靡，人民欢声雷动。”（《中国人民解放军宣言》毛泽东）“望风披靡”一词的夸张意味,与“欢声雷动”形成鲜明的对比，鼓舞了我军的士气，衬托出了我军的声威。相反在命令、公告、指令、请示之类公文文种中使用比喻、夸张，就可能会影响公文的庄重性和严肃性。
3.语境得体
“语境是交际活动中的一个重要的因素。适应环境是提高语言表达效果的一个基本原则”。语境分为言外和言内语境，语境的相关要素是存在变数的，它使语言的表述因时、因人、因地而进行调整和修饰。而语体是人们在长期使用语言的过程中形成的一种功能变体，它具有相对的稳定性，一般不会因为某个人而轻易改变。构成公文语境的各要素，诸如行文主体、行文关系、受文对象以及国际国内政治环境等，有指向性和确定性强的特征。因此，公文的语言表述方式必须充分认识其语境的特殊性，综合考虑行文主体和受文对象的身份、把握行文关系、了解社会政治环境等因素，选择、加工、调整、提炼语言，以增强表达效果。
五、雅俗共赏原则
无论哪种形式的公文，都具有一定的群众性和广泛性的特征，因此公文语言不仅要特别注意约定俗成，还要做到雅俗共赏。所谓雅俗共赏，就是既要庄重大方又要通俗易懂，也就是使用人们常说常用的文明语言。具体地表现为语言风格的平易、和缓和礼貌。
下行公文，如上级对下级的命令、指示、通告、批复之类，要求绝对平易与文种特征不相符。但是，公文总体来说主要任务是商量问题，洽谈工作，以维系公务活动的有序开展，平易就显得十分重要。平易与装腔作势、哗众取宠是不相容的。即使是在下行公文里，在不影响公文权威性的前提下，也应尽量有所体现。例如，有的批复中对下级机关的请示内容，不说“不予同意”、不同意”，“而说“不拟同意”，就是平易语言风格的具体体现。对一些公文形式来说，语言和缓，应当根据具体情况而程度不同地有所体现。所谓语言和缓，就是要深入浅出，平和透彻，使人心悦诚服，达到语言表达的最佳效果。
礼貌，也就是要谦虚，具体体现在上下级机关和平行机关的关系中。上级机关对下级机关应当谦虚诚恳，既要严格要求，庄重严肃，又要设身处地体贴下情，在公文的用词和语气方面也应当予以注意。下级机关对上级机关应当尊重，既要反对无端傲上，又要反对曲意逢迎，主要反映在公文的字里行间以及感情色彩方面，应当特别注意分寸。平行的或不相隶属的机关之间应当以诚相待，切忌 “有求于人笑嘻嘻，无求于人绷脸皮”。这类公文用语应当保持商量、探讨的语气。有求于人，也用不着阿谀奉承；人求于我，也不可以故意拿人一手。它不仅仅是公文语言问题，而且涉及工作作风和思想作风。
公文写作中蕴含着丰富的美的内涵，为了更好地实现公文的实用价值，必须同时追求审美价值，从而满足公文主体、客体的审美愿望与审美情趣，规范公文写作格式，提高公文写作质量，更好地发挥公文的社会功用。
（作者单位：山西生物应用职业技术学院基础部） |
